某電動(dòng)車集團(tuán)是我國電動(dòng)車行業(yè)頭部企業(yè)之一,銷售網(wǎng)絡(luò)遍布全球100個(gè)國家,連續(xù)5年行業(yè)全球銷量第一 。
(相關(guān)資料圖)
該集團(tuán)自成立以來,專注于產(chǎn)品的自主研發(fā)和創(chuàng)新,歷經(jīng)多年發(fā)展,已成為電動(dòng)兩輪車及零部件研發(fā)、生產(chǎn)及銷售于一體的高端電動(dòng)兩輪車“智”造企業(yè)。
1、業(yè)務(wù)增長帶動(dòng)需求升級(jí),集團(tuán)文件管理系統(tǒng)急需迭代
近年來,隨著銷售渠道和市場覆蓋范圍的進(jìn)一步拓展,該電動(dòng)車集團(tuán)的市場規(guī)模大幅增長。與此同時(shí),其所積累的包括產(chǎn)品研發(fā)文件、員工培訓(xùn)文件等核心知識(shí)資產(chǎn)數(shù)量日益增多。
雖然,該電動(dòng)車集團(tuán)在早期就搭建了企業(yè)文件管理信息系統(tǒng),但面對(duì)當(dāng)前海量的文件存儲(chǔ)和處理需求時(shí),集團(tuán)原有文件管理系統(tǒng)缺乏信息共享能力、存儲(chǔ)能力有限、安全防護(hù)機(jī)制不完善等缺陷逐漸顯露,進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)保障受到了較大威脅。具體表現(xiàn)為:
1.1文件數(shù)量大幅上升背景下,傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)能力受限
在傳統(tǒng)文件管理體系下,分散在員工電腦上的大量文件資料,雖可以通過NAS硬盤進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)。
但這一模式下,一方面,企業(yè)文件存儲(chǔ)成本高,并且一旦遇到NAS硬盤損壞、病毒入侵、服務(wù)器癱瘓等情況,極易造成資料丟失;
另一方面,企業(yè)還經(jīng)常需要專門安排員工定期將NAS硬盤中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一收集整理再上傳至企業(yè)知識(shí)庫,導(dǎo)致文件管理成本居高不下。
1.2安全防護(hù)機(jī)制不完善,企業(yè)核心文件泄露風(fēng)險(xiǎn)高
作為行業(yè)頭部企業(yè),該電動(dòng)車集團(tuán)文件資料,如新型產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等文件常具有較高涉密性。
但在傳統(tǒng)文件管理體系下,該電動(dòng)車集團(tuán)在文件安全管控方面存在諸多漏洞,導(dǎo)致集團(tuán)核心利益易受損害,具體問題主要體現(xiàn)在以下幾方面:
第一, 企業(yè)文件分散存儲(chǔ)在員工電腦中,文件流轉(zhuǎn)無法進(jìn)行統(tǒng)一管控,核心信息泄露風(fēng)險(xiǎn)較高;
第二, 圖紙文件無法預(yù)覽,在需要對(duì)客展示時(shí),常需要下載導(dǎo)出文件,使得文件泄露風(fēng)險(xiǎn)加?。?/p>
第三,員工離職時(shí),由于傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)不具備文件統(tǒng)一回收能力,導(dǎo)致如果圖紙交接出現(xiàn)遺漏、交接不齊等情況,則存在文件丟失和機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3缺乏跨部門協(xié)同能力,員工辦公體驗(yàn)差
經(jīng)過多年大力發(fā)展,該電動(dòng)車集團(tuán)內(nèi)部成立數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門,包括產(chǎn)研、銷售、市場等。
然而,各部門間普遍缺乏完善的協(xié)同辦公機(jī)制,尤其是在文件流轉(zhuǎn)方面,由于跨部門協(xié)同性較弱,導(dǎo)致信息同步能力差強(qiáng)人意,員工辦公體驗(yàn)也始終無法有效提升。
例如,該電動(dòng)車研究院需要和各部門確認(rèn)3C認(rèn)證參數(shù)表格,則需要各個(gè)部門挨個(gè)溝通填寫,溝通成本高、效率低。
1.4信息收集和下發(fā)難度大,企業(yè)多級(jí)管理能力亟待優(yōu)化
該電動(dòng)車集團(tuán)內(nèi)部除了數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門外,還下設(shè)了諸多子公司。因此,企業(yè)經(jīng)常需要向各部門下發(fā)政策、培訓(xùn)資料等文件材料。
然而,在傳統(tǒng)文件管理體系下,如果同一時(shí)間需要下發(fā)的文件數(shù)量多、體積大,則很難通過企業(yè)微信等渠道發(fā)送,并且聊天記錄中的文件流轉(zhuǎn)不可控,也存在較大安全隱患。
不僅如此,信息收集也是該電動(dòng)車集團(tuán)常需要進(jìn)行的工作,例如,采購部門通常通過企業(yè)微信向各部門收集整理采購需求、部門月度&年度需要定期收集業(yè)務(wù)復(fù)盤報(bào)告及數(shù)據(jù)等。
然而,在傳統(tǒng)文件管理體系下,該電動(dòng)車集團(tuán)信息收集效率低下,重復(fù)工作量大,周期漫長,并且容易出錯(cuò)。
2、短板全面補(bǔ)足,360億方云助力文件管理體系整體優(yōu)化
基于上述在文件存儲(chǔ)、安全防護(hù)、協(xié)同協(xié)作以及信息收集、下發(fā)等方面的缺陷和不足,該電動(dòng)車集團(tuán)決定搭建新一代企業(yè)文件管理體系,通過將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段融入企業(yè)文件管理流程中,從而實(shí)現(xiàn)員工辦公效率和體驗(yàn)的雙重提升。
在產(chǎn)品選型階段,考慮到文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍及重要性,該電動(dòng)車集團(tuán)著重對(duì)廠商技術(shù)研發(fā)能力、功能完善程度、客戶服務(wù)能力、大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)等多方位因素進(jìn)行了綜合考量。最終,經(jīng)過多方調(diào)研、產(chǎn)品POC測試,360億方云憑借全面領(lǐng)先的技術(shù)能力、成熟的產(chǎn)品功能、完善的服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及豐富的大型企業(yè)實(shí)際落地案例等核心優(yōu)勢,成為了該項(xiàng)目的產(chǎn)品供應(yīng)商。
針對(duì)該電動(dòng)車集團(tuán)當(dāng)前在企業(yè)文件管理中所面臨的痛點(diǎn)和困境,在項(xiàng)目前期,依托自身多年大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn),360億方云為該電動(dòng)車集團(tuán)輸出了一套以億方云企業(yè)網(wǎng)盤為核心的企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)解決方案。并基于該方案所具備的海量存儲(chǔ)、多人協(xié)作、高安全性等核心能力優(yōu)勢對(duì)原有缺陷進(jìn)行全面補(bǔ)足。
具體解決方案如下:
2.1海量文件集中存儲(chǔ)管理,助力企業(yè)級(jí)知識(shí)庫快速搭建
依托360億方云所具備的海量文件實(shí)時(shí)存儲(chǔ)能力,使該電動(dòng)車集團(tuán)員工可以通過創(chuàng)建共享文件夾隨時(shí)隨地的新建和上傳重要的辦公資料,以較低成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)全量文件的統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理,進(jìn)而快速構(gòu)建起專屬于該電動(dòng)車集團(tuán)的企業(yè)級(jí)知識(shí)庫。
同時(shí),基于該企業(yè)網(wǎng)盤所具備的精準(zhǔn)檢索與便捷訪問能力,使集團(tuán)員工可快速調(diào)取所需文件內(nèi)容,有效滿足各部門員工在線學(xué)習(xí)的不同需求,促進(jìn)知識(shí)復(fù)用性的提升。
此外,360億方云還支持靈活拓展,使該集團(tuán)在后續(xù)有擴(kuò)容需求時(shí),能夠以低成本快速是實(shí)現(xiàn)線上擴(kuò)容,全面滿足高并發(fā)場景使用需求。
2.2從“點(diǎn)“到”面“的全域安全防護(hù),保障企業(yè)核心無形資產(chǎn)不受侵害
360億方云具備完善的多級(jí)權(quán)限管理機(jī)制,能夠通過文件共享等能力,使該電動(dòng)車集團(tuán)無需通過企業(yè)微信、郵件等渠道,即可實(shí)現(xiàn)對(duì)于下屬分公司的海量文件資料實(shí)時(shí)下發(fā),在提升文件下發(fā)效率的同時(shí),更好的規(guī)避了在下發(fā)過程中存在的文件泄露風(fēng)險(xiǎn);
同時(shí),360億方云還支持權(quán)限設(shè)置,可針對(duì)不同職級(jí)的企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)層,設(shè)置不同的文件編輯權(quán)限,例如只能預(yù)覽不能下載等,進(jìn)一步加固了該集團(tuán)的多級(jí)管控能力;
不僅如此,在文件收集匯總時(shí),360億方云能夠支持不同部門、不同子公司員工實(shí)時(shí)將數(shù)據(jù)上傳到指定文件夾,并且不同部門和子公司間的匯總數(shù)據(jù)互不可見,大幅提升了文件匯總收集效率,有效避免了重復(fù)性工作,進(jìn)一步優(yōu)化了員工使用體驗(yàn)。
3、360億方云整體部署應(yīng)用,該電動(dòng)車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)多種收益和價(jià)值
文件安全保障能力全面提升。通過360億方云的整體部署應(yīng)用,在文件外發(fā)包、敏感詞檢測、多級(jí)權(quán)限管理等多種核心功能的加持下,幫助該集團(tuán)構(gòu)筑了圍繞文件管理的全域安全防護(hù)體系,從文件源頭、傳播路徑多個(gè)維度阻斷了文件泄露的可能性,進(jìn)而使得該電動(dòng)車集團(tuán)的文件安全得到了極大的保障。
海量文件存儲(chǔ)能力整體增強(qiáng)。依托于360億方云企業(yè)網(wǎng)盤解決方案的全面落地,該電動(dòng)車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了海量文件的云上統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理,用戶本地文件能夠在無干擾的情況下被同步到云端,有效避免了由于終端設(shè)備損壞、丟失造成數(shù)據(jù)的流失,保護(hù)企業(yè)的無形資產(chǎn)。
同時(shí),基于文件同步和在線共享、編輯等先進(jìn)功能,幫助該集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了高效快捷的文件分發(fā)流轉(zhuǎn),提升企業(yè)文件協(xié)作的效率。
目前360億方云已在該電動(dòng)車集團(tuán)天津公司率先部署使用,并取得了較為顯著的使用效果,為該集團(tuán)后續(xù)辦公體系的持續(xù)數(shù)字化升級(jí)改造提供了重大的借鑒意義。
未來,雙方的合作還將持續(xù)深化,360億方云的使用場景也將由單一業(yè)務(wù)部門逐步向全集團(tuán)演進(jìn),幫助該集團(tuán)在文檔內(nèi)容和知識(shí)模型的基礎(chǔ)上,完成知識(shí)圖譜創(chuàng)建與關(guān)聯(lián),并形成體系化的知識(shí)網(wǎng)絡(luò),最終達(dá)到人、知識(shí)、業(yè)務(wù)的全連接的效果。